Cómo evitar el colapso por email | Neus Arqués

Cómo evitar el colapso por email

El email es uno de los servicios que consume más capacidad de atención. Es una herramienta de comunicación potente y, a la vez, engañosa. Su apariencia etérea y ágil nos confunde: un email es apenas una línea en una pantalla. Pero eso no es así. Imagina que todos los emails en tu bandeja de entrada se transformasen en cartas impresas: ¿cuántos papeles tendrías, pendientes de respuesta, sobre la mesa? ¿Y si fuesen llamadas de teléfono?

Hemos aprendido a comunicarnos por email, pero a veces nos faltan estrategias para gestionarlo. Aquí apunto algunas pistas para evitar la sensación permanente de colapso y mejorar la concentración.

Borra rápido y borra bien“. Empieza borrando en vez de leyendo. Ante la duda (“¿lo borro o no?”), crea una “carpeta limbo” y archiva allí los correos que no respondas inmediatamente.

En el caso de las “conversaciones” o hilos de correos, lee siempre el más reciente y borra los anteriores.

Date de baja de todas las newsletters que no te aporten valor. Si utilizas Gmail, una herramienta que te permite automatizar el proceso de baja es Unroll.me (en beta). Permite además agrupar todas las newsletters que recibes en un único correo.

Borra.Responde.Archiva: Una vez eliminados los mensajes que no te interesen, responde a los pertinentes y archívalos. Ponte un número máximo de emails en la bandeja y atente a él. Si la situación de partida está descontrolada (pongamos que tienes 3000 mails pendientes), crea una carpeta “limbo”, guarda ahí el correo antiguo y ordénala de a poco.

Espacia la consulta: no hace falta que tu gestor te anuncie la llegada de mail a medida que se produce. Puedes leer los correos cada hora, por ejemplo. Una vez leídos, olvídate hasta la próxima entrega.

No utilices el mail como agenda. A  menudo dejamos en la bandeja de entrada correos que sirven como “post-its” de actividades que debemos realizar. Para eso están los calendarios.

Cancela las alertas (de Facebook,…): ya consultarás las novedades cuando estés en “modo social”.

Pon en copia sólo a aquellos destinatarios que deban recibir la información. “Responder a todos” a menudo supone colapsar a alguien a quien ese correo no le incumbe.

Hay vida más allá del email: ¡Tómate un sabático!  Desconectar es posible, si alertamos antes a nuestros interlocutores de que no vamos a estar disponibles. Así lo hace la investigadora danah boyd.

Si tienes tus propias pautas de gestión de mails, te animo a compartirlas en los comentarios a este post. Gracias.

Si te interesa la comunicación on-line, puedes leer más propuestas en Aprender comunicación digital.

 

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Comentarios

Hola Neus…

Todo lo comentado es cierto… para el concepto de productividad personal.

Desactivar las alertas de aviso de recepcion es primoridal para no convertirlo en un interruptor continuo de la capacidad de concentración y leerlo 2 o 3 veces al día maximo exceptuando casos especiales. El correo no obliga a contestar al momento…

Mi recomendación es no clasificar los correos nunca… Solo existen dos posiciones buzon y archivado … la clasificación de correos archivados es una falacia porque nunca la clasificación te servira para todos los casos con lo cual se desvirtua siempre… Los buscadores de información son por contexto dentro de outlook lo que hace facil buscar correos… pierde el tiempo aprendiendo a buscar y olvidate de clasificar…

Mi otra recomendación es generar una firma automatica de todos los corres de manera que no tengas que poner el Adios o el Saludos y tu nombre cada vez. tiempo, tiempo.

Mi ultima recomendación… reglas reglas … aprender a realizar reglas… solo tiene sentido la categorización basado en reglas que den respuesta automatica o que autolean corres de poco interes o elimine del buzon por su poco interes.

ah y ultimo tema.. cultural.. estar en copia o estar en el principal significa que.. estando en copia… no deberías contestar casi nunca… para eso es la copia…
Otro apunte: El correo no es garantia legal de nada la gente quiere correos como si no se pudieran falsificar… a no ser que metais una firma digital se pueden copiar y falsificar como churros… cualquier correo con mas de un mes en la mayoria de los casos no demuestra nada porque ya no hay evidencias en los servidores… esto para otro dia…

Saludos.

P.D
Por dios Neus… cambia la foto tuya del blog… es una ofensa a la vista… o te pones o no te pones pero que sea algo visible…estoy ciego pero con esa foto tengo la sensación de que estoy peor…:-) un abrazo.

Hola Mon.
Gracias por tus recomendaciones. ¿Para cuándo una asignatura de Gestión de mails? A mi me parece que sería más que útil.
Lamento que mi foto te ciegue. Esta foto es la bomba. Tiene tantos detractores como fans -y una historia detrás, claro. De momento, empate. Pero fotos mías, si es por curiosidad, encuentras sin problema.
Nos leemos!

Donde quieres la asignatura… ?!? Que voy !
La productividad personal que tiene este eje y muchos más pues dar para un Master o como mínimo una asignatura que debería ser obligatoria en la educación básica…

Es fundamental en nuestro mundo de multitarea continua y conectividad continua, infotoxicación etc….

Sistemas como el Autofocus, GTD ,etc nos ayudan pero esto es filosofia y forma de ver la gestión de la productividad para mi fue una revelación pero entiendo que a muchos otros esto no les funcionen o lo encuentren un misticismo sobre técnicas que pueden ser no aplicables en cada proyecto profesional o personal de cada uno…

Sobre la foto…

No, si vista ya te tengo. No es por eso, ni por ningún deseo inconfesable.

Es que no lo entiendo… es muy agresiva desde un punto de vista de empatía comunicativa y amigabilidad, para mi es muy discutible esa foto.

En mi caso yo me “pocoyizo” es un planteamiento cómico pero al menos es una imagen reconocible…Tu caso es como tener un televisor de alta definición con nieve en la imagen… no cuela… en nuestra realidad… pero tu mandas… y si la gente habla sobre ello, por lo que dices…algo has ganado como decía Oscar Wilde mientras hablen de uno…

Como anécdota,por lo de la historia que espero que expliques algun dia, no me parece mal; pero no es lo que debería esperarse en una web como impacto inicial. Ademas este es tu producto, tu marca y tus últimos libros hablan sobre esto..así que menos lo entiendo.

Me hago mayor… :-) y empiezo a sonar a cascarrabias…

Un abrazo.

Y tú, ¿qué opinas?

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