Cómo gestionar el correo electrónico | Neus Arqués

Cómo gestionar el correo electrónico

Una de las tareas que más tiempo nos lleva es la gestión de los correos electrónicos. Buscar contactos, hacer seguimiento de proyectos, cuadrar la agenda…. El modo como gestionamos la bandeja de entrada incide directamente en nuestra productividad.

Atender todos los emails que recibimos cada día es una tarea hercúlea y archivarlos resulta directamente imposible. ¿Los borras? ¿Los dejas? ¿Los utilizas de guía para saber qué has resuelto ya y que no has solucionado todavía? ¿Conviene apuntarse al Inbox Zero, la teoría que propugna que cuando termina la jornada, tu bandeja de entrada tiene que estar completamente vacía?

Éstas son algunas de las alternativas para gestionar con mayor agilidad tu correo:

Lo que no puedes hacer, porque te consumiría un tiempo excesivo, es categorizar los correos por asuntos, proyectos, o temas. Si quieres ganar en productividad, no archives tus mails.

¿Preparación u oportunidad?

El psicólogo Steve Whittaker realizó una investigación sobre la manera como los usuarios buscan en su correo electrónico información ya existente (refinding). Para ello, instaló un sistema de seguimiento en los ordenadores de los 365 participantes (con su permiso). La investigación computó 85.000 intentos de encontrar un email determinado. Algunos lo buscaban en carpetas donde lo habían archivado previamente (enfoque preparatorio). Otros empleaban la barra de búsqueda de su gestor de correo (enfoque oportunista).

De acuerdo con la investigación, la tasa de éxito fue la misma para ambos enfoques: los participantes que habían archivado el correo en una carpeta y los que recurrían a la función de búsqueda. Sin embargo, pero el tiempo de gestión invertido fue mayor entre los que recurrieron al enfoque preparatorio, porque previamente tuvieron que crear las carpetas donde pensaban archivar, categorizarlas…

El título de este paper es “¿Organizar el correo es una pérdida de tiempo?” La respuesta es sí.

Cómo encontrar si no archivas

La clave del enfoque oportunista (recorrer a la función de búsqueda en vez de archivar) está en las palabras. Para obtener una mayor tasa de éxito (y encontrar ese email que necesitas) es importante titular bien el campo «Asunto», de forma que sepas exactamente qué información contiene el correo. El asunto funciona como etiqueta descriptiva del contenido y te orienta respecto de qué encontrarás en ese email concreto.

Gracias por comentar esta nota y compartir tu experiencia a pie de post.

La ilustración es de Oleg Frolov .

 

 

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Comentarios

Lo siento, discrepo. La respuesta para mi es NO. Los sistemas de correo electrónico, llevan filtros que se pueden activar o desactivar en función de muchos parámetros: remitente, tema, etc.

Invertir un rato en clasificar los correos ahorra mucho tiempo de búsqueda. Aunque los buscadores de correos están muy mejorados, no siempre se encuentran los correos que uno necesita.

Saludos.

Gracias Neus por tu enfoque práctico
Realmente se pierde tiempo y energia en la categorización/gestión (inútil, leyendo tu post) de los correos.
Voy a aplicarlo y te lo cuento en persona!

Muy de acuerdo. Siempre me han dicho que abra carpetas y a mí me lía más. Tampoco es que los archive a la buena de Dios. Tengo un mínimo, parecido a lo que propones. Para buscar, con la lupa más que suficiente. Eso sí, en mi anterior trabajo insistíamos mucho en poner el asunto y siempre el mismo para una misma cadena de mails. Sólo a proyectos muy grandes les abría una carpeta propia. Me alegra compartir criterio. Un saludo

Neus,

Comparto tu sentimiento de que algo hemos de hacer para no disipar tiempo inútil en los emails. Por si sirve, comparto lo que yo hago:

a) Ser muy estricto con los boletines y contenidos que recibo por email. Leer y borrar, si es posible el mismo día. Leer sin borrar si se han acumulado. Archivar anexos o documentos con la misma filosofía GTD que apunto a continuación.

b) Para los emails en general. Uso mucho Gmail (confieso que un poco a contracorriente, porque Google está detrás) porque tiene dos características que me funcionan: (a) agrupar las varias cuentas de email que uso; (b) un mecanismo de etiquetas que es equivalente a las carpetas, pero más eficaz.

Dicho ésto, intento aplicar el esquema GTD (https://es.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done). Nada se queda en la bandeja de entrada una vez leído. Aplico una etiqueta TO_DO a los correos que exigen que haga algo, pero no puedo hacer en los siguientes dos minutos. Una etiqueta A_SEGUIR para aquellos acerca de los que espero algo (incluyendo los enviados por mi). Proceso regularmente (uno o dos días por semana) los mails con ambas etiquetas. Aplico tantas otras etiquetas de asunto, cliente, etc. como me interesen (para buscar después).

Cuando el correo incluye documentos a archivar, guardo los anexos en el ordenador con un esquema similar. Guardo una carpeta genérica de POR_LEER, que vacío sin complejos de cuando en cuando, y carpetas de REFERENCIAS por nombre (persona, empresa, etc) y por las temáticas que sigo. También purgo periódicamente esas carpetas o las paso a un disco extraíble a modo de archivo permanente (que suele ser un limbo permanente).

Espero que eso ayude. Y, desde leugo, siempre abierto a sugerencias o comentarios).

Un abrazo

Hola … Siempre he realizado esta practica y la verdad no sabia que era la correcta. Para mi el titulo es de gran importancia a la hora de buscar un correo cuando lo necesite usando siempre palabras claves .

Hola, yo también suelo organizar en carpetas pues me parece más ordenado y visualmente reduce el nivel de estrés. Sin duda los filtros ayudan, pero el orden optimiza la gestión electrónica.

Hola Neus, el plantejament de les carpetesja fa un munt d’anys que no el faig, es feia més emfasi en l’orgnització de “tot”.
Ara penso que és “optimització del temps i resultats”.
Estic d’acord en que el punt fort és la definicó de l’assumpte.

Ens veiem.

Hola Neus,
Siempre trayendo temas pràcticos!!
De los comentarios coincido en parte con algunos y con otros, pero admiro los que sois capaces de dejar el inbox vacío diariamente, a mí me da seguridad tener los mails que son informativos y relacionados con temas susceptibles de tener que recurrir a ellos.
A mí me va muy bien el trabajo preparatorio de creación de carpetas estandarizadas de proyectos que empiezo y que suelen tener un contenido similar. Dedico muy poco tiempo a crear la estructura y me ayuda mucho en la gestión del proyecto tenerlos localizados allí. Por ejemplo cuando empiezo a organizar un evento creo la estructura y hay carpetas como “Requests” que es muy útil tener todas las consultas y peticiones de inscritos interesados en una misma carpeta, en un proyecto que igual dura un año (teniendo en cuenta que mi inbox no está vacío y las búsquedas por palabra no son siempre completas. Como ha dicho alguien.
Adjuntos aunque van a la carpeta madre en el propio ordenador.
Un abrazo!!

Pues coincido contigo, de forma intuitiva es lo que llevo haciendo desde siempre… que yo recuerde. Lo que si voy a hacer es crear esa carpeta de ARCHIVO GENERAL, pues a veces quiero guardar el e-mail durante un tiempo por la info que contiene y no se me había ocurrido… lo hacia por temas y me parece que será más práctico.

Gracias, Neus!

Y tú, ¿qué opinas?

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