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Cómo gestionar el correo electrónico

Una de las tareas que más tiempo nos lleva es la gestión de los correos electrónicos. Buscar contactos, hacer seguimiento de proyectos, cuadrar la agenda…. El modo como gestionamos la bandeja de entrada incide directamente en nuestra productividad.

Atender todos los emails que recibimos cada día es una tarea hercúlea y archivarlos resulta directamente imposible. ¿Los borras? ¿Los dejas? ¿Los utilizas de guía para saber qué has resuelto ya y que no has solucionado todavía? ¿Conviene apuntarse al Inbox Zero, la teoría que propugna que cuando termina la jornada, tu bandeja de entrada tiene que estar completamente vacía?

Éstas son algunas de las alternativas para gestionar con mayor agilidad tu correo:

Lo que no puedes hacer, porque te consumiría un tiempo excesivo, es categorizar los correos por asuntos, proyectos, o temas. Si quieres ganar en productividad, no archives tus mails.

¿Preparación u oportunidad?

El psicólogo Steve Whittaker realizó una investigación sobre la manera como los usuarios buscan en su correo electrónico información ya existente (refinding). Para ello, instaló un sistema de seguimiento en los ordenadores de los 365 participantes (con su permiso). La investigación computó 85.000 intentos de encontrar un email determinado. Algunos lo buscaban en carpetas donde lo habían archivado previamente (enfoque preparatorio). Otros empleaban la barra de búsqueda de su gestor de correo (enfoque oportunista).

De acuerdo con la investigación, la tasa de éxito fue la misma para ambos enfoques: los participantes que habían archivado el correo en una carpeta y los que recurrían a la función de búsqueda. Sin embargo, pero el tiempo de gestión invertido fue mayor entre los que recurrieron al enfoque preparatorio, porque previamente tuvieron que crear las carpetas donde pensaban archivar, categorizarlas…

El título de este paper es “¿Organizar el correo es una pérdida de tiempo?” La respuesta es sí.

Cómo encontrar si no archivas

La clave del enfoque oportunista (recorrer a la función de búsqueda en vez de archivar) está en las palabras. Para obtener una mayor tasa de éxito (y encontrar ese email que necesitas) es importante titular bien el campo «Asunto», de forma que sepas exactamente qué información contiene el correo. El asunto funciona como etiqueta descriptiva del contenido y te orienta respecto de qué encontrarás en ese email concreto.

Gracias por comentar esta nota y compartir tu experiencia a pie de post.

La ilustración es de Oleg Frolov .

 

 

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